A sajtónyilvános rendezvényünk nyomán megjelent KKV-knak szóló cikket itt olvashatja.

Nem gondolná, milyen apróságokkal spórolhat milliókat

Egészen elképesztő részleteken múlhat, hogy időben odaérünk-e munka után a gyerekért, kell-e ezredszerre ugyanazt a „fölösleges” feladatot elvégeznünk, vagy hogy szükséges-e újabb munkaerőt felvennünk és fizetnünk. Ezeket a legtöbbször láthatatlan apróságokat szűri ki egy magyar fejlesztésű módszer, melyet már pár éve sikerrel alkalmaznak olyan nagyvállalatoknál, mint az OTP és a Magyar Telekom. A komoly eredményhez nem feltétel a több ezer alkalmazott, a kisebb hazai cégek is megspórolhatják költségeik 10-20 százalékát. 

A munkafolyamatok szarvashibáit a vezetők dolga kiszúrni és kezelni, de még a világ legjobb menedzserétől sem várható el, hogy akár csak tíz ember napi munkáját részleteiben kövesse és elemezze. Pedig az alkalmazottak mindennapi rutinjában és a vállalatok megszokott üzleti folyamataiban óriási tartalékok vannak, melyeket felszabadítva elbocsátások nélkül növelhető jelentősen a munkaerő hatékonysága – mondta Mészáros Zsolt, a MOTIMENT módszertan kidolgozója egy pénzügyi szakembereknek tartott háttérbeszélgetésen.

Egy 15-20 fős irodánál vagy szervezeti egységnél évente 5-6 ezer órányi, vagyis alkalmazottanként 1,5-2 hónapnyi hasznos időt rabolnak el tőlünk az olyan „mikroveszteségek”, mint egy-egy esetlenül szerkesztett űrlap, a rendezetlen információforrások, a nem feltétlenül szükséges jelentések, a fölösleges adminisztráció, vagy épp a partnerek kommunikációjának formai különbségei.

Mivel a MOTIMENT azokra a hiányosságokra vadászik, melyek „szabad szemmel” nem láthatók, ezért a rendszer lelke egy olyan automatizált mérési rendszer, mely a számítógépekre telepítve töredékmásodperc pontossággal gyűjt adatokat a munkafolyamatokról. A feltáruló hibákat ezután aszerint súlyozzák, hogy melyek megszüntetésével érhető el a lehető legnagyobb megtakarítás, így a vezetők a több száz megoldandó apróság helyett a legfontosabb problémákra koncentrálhatnak.

Miért kell szöszölni a másodpercekkel?
Sok kicsi sokra megy, tartja a mondás, és ez itt sincs másként. Ha egy százfős személyzettel rendelkező call center munkatársai átlagban száz, egyenként háromperces beszélgetést bonyolítanak naponta, akkor egy hívásonként öt másodpercbe kerülő fölösleges kattintgatás közel 14 órányi haszontalan teljesítményt jelent a munkaidő végére. Ez éves szinten már nagyjából 440 elvesztegetett munkanapnak felel meg, és ez csak egyetlen, öt másodperces apróság a sok közül. Egy átlagos irodai alkalmazott foglalkoztatása másodpercenként 0,66 forintba kerül egy hazai cégnek, így kitalált telefonos vállalatunk esetében a fenti hiba megszüntetése közel 8,5 millió forintnak megfelelő hatékonyságnövekedést eredményezne.

 Még egy munkahelyi Nagy Testvér?

Bár a rendszer a gyakorlatban valóban azt rögzíti, hogy pontosan mit csinálnak a munkavállalók, a módszer kidolgozói óva intenek attól, hogy a dolgozók utáni kémkedésre, vagy ellenőrzésükre használják a programot. A cél ugyanis nem az, hogy az emberek fenyegetettség érzésének kihasználásával vagy személyenkénti képzésükkel érjék el a hatékonyság növekedését, hanem hogy az üzleti folyamatok optimalizálásával takarítsák meg a fölösleges kiadásokat. Ennek oka viszonylag egyszerű: a munkavállalók alkalmazkodnak a megváltozott keretekhez és a tréningeken tanultak elsöprő többségét is elfelejtik, tehát míg az ilyen változások gyorsan veszítenek eredményességükből, addig a folyamatok fejlesztése jóval tartósabb befektetés.

Az OTP Számviteli és Pénzügyi Igazgatóságán például azt sikerült elérni a módszer használatával, hogy a rugalmas munkaidőben dolgozó munkatársaknál is töredékére csökkent a túlóraszám, miközben a nyugdíjba vonuló vagy maguktól távozó kollégák helyére sem kellett új embert felvenni – mondta Tuboly Zoltán, a bank főkönyvelője. Hozzátette: a rendszerrel 2,5 év alatt mintegy 35 százalékos költségcsökkentést értek el saját szervezeti egységükben.

Nem kell nagyvállalatnak lenni

A módszer alkalmazása egy 15 fős irodai személyzetet foglalkoztató cég esetében már megéri – mondta Mészáros Zsolt. Megjegyezte: az ilyen vállalkozásoknál kevésbé érvényesül az együttműködések optimalizálásából eredő hatás, hiszen a kisebb szervezeteken belül sokkal gördülékenyebb a kommunikáció. Éppen ezért a munkafolyamatok komplexitásától függően nagyjából 20-30 százaléknyi potenciális tartalékot tudnak feltárni, amiből 10-20 százaléknyi megtakarítás gazdaságosan realizálható.

Kalocsai Kristóf

http://profit7.hu/magazin-1/nem-gondolna-milyen-aprosagokkal-sporolhat-milliokat

Forrás: profit7.hu